Menerapkan 9 Actionable Tips For Amazing Meetings

Pengalaman setelah 1 bulan menerapkan 9 Actionable Tips For Amazing Meetings meeting tim yang lebih efektif dan efisien

5 min readSep 22, 2024

Hallo semuanya, kali ini aku akan membagikan pengalamanku menerapkan 9 Actionable Tips For Amazing Meetings yang ditulis di better manager. Tujuan Aku adalah untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi meeting tim, dan Aku senang bisa mengatakan bahwa tips ini benar-benar berhasil!

Sebelum menerapkan tips ini, meeting tim kami sering kali:

Tidak memiliki agenda yang jelas: Hal ini menyebabkan diskusi yang tidak fokus dan membuang-buang waktu.
Kurang partisipasi dari anggota tim: Beberapa anggota tim merasa tidak nyaman untuk berbicara, sehingga hanya beberapa orang yang mendominasi diskusi.
Tidak ada tindak lanjut: Setelah meeting, tidak ada langkah konkret yang diambil untuk menyelesaikan tugas atau mencapai tujuan.
Tidak memberikan pre dokumen meeting: Sebelum meeting tidak pernah diberitahu poin-poin apa yang akan dibahas di meeting yang akan dilaksanakan, sehingga membuang-buang waktu dan tidak mendapatkan informasi yang jelas.

Setelah mengetahui permasalahan yang dihadapi oleh tim, maka Aku menggunakan beberapa tips dari 9 Actionable Tips For Amazing Meetings, yang bertujuan untuk menerapkan meeting menjadi lebih efektif dan produktif? Lalu apa saja yang Aku terapkan…

1. Selalu membuat Pre-Meeting Docs yang bertujuan untuk membantu setiap orang lebih siap dan engaged dalam meeting.

Selama aku menjadi meeting owner, yang pasti aku siapin adalah pre-docs meeting yang ku buat menggunakan google presentation. Tujuannya adalah agar peserta meeting bisa mempelajari sebelum atau pas sudah mau memulai meeting.

Ini akan menghemat waktu banyak jadi kamu bisa alokasikan waktu meeting kamu untuk diskusi dibandingkan harus menjelaskan dari awal.

2. Selalu membuat dokumentasi jadwal meeting di Calendar Notion dan Selalu menggundang peserta meeting melalui Google Calendar h-7 atau h-3

Hal yang paling penting adalah melakukan dokumentasi jadwal meeting dan menggundang peserta meeting dari jauh-jauh hari, agar peserta meeting enjoy dalam mengikuti meeting yang diadakan!

Kalian dapat menggunakan aplikasi seperti google calendar atau Calendar notion dalam membuat undangan meetingnya.

3. Selalu pastikan tujuan dari meeting yang akan dilakukan

Umumnya ada empat jenis meeting berdasarkan tujuannya:

Meeting untuk pengambilan keputusan (decision making)
Meeting untuk mengumumkan / menginformasikan sesuatu
Meeting untuk menghasilkan ide (brainstorming)
Meeting untuk mengevaluasi / memberikan feedback

Pastikan tujuan dan outcome meeting sebelum dimulai.

4. Selalu pastikan setiap peserta meeting punya role yang jelas, dan hanya undang mereka yang memiliki role dalam meeting tersebut

Kamu bisa gunakan framework DARCI (Decision Maker, Accountable, Responsible, Consulted, Informed) untuk memastikan role setiap peserta meeting.

Jika ada yang tidak masuk di salah satu role di atas (termasuk kamu!), maka harusnya mereka ga perlu ada di meeting.

Respect everyone’s time!

https://minutesofmanager.substack.com/p/9-actionable-tips-for-amazing-meetings

5. Pada saat meeting terdapat sesi brainstorming untuk setiap peserta berpikir gagasannya sebelum lanjut ke diskusi

Brainstorming yang dilakukan dengan diskusi saja biasanya akan didominasi hanya oleh beberapa orang yang vokal, dan membuat banyak ide bagus tidak keluar karena takut dijudge.

Meeting akan lebih efektif kalau ada alokasi khusus untuk setiap individu berpikir dan menuliskan idenya masing-masing dulu, baru saling mendengarkan, dan mendiskusikan hasilnya.

Biasanya Aku saat sesi brainstorming dibantu dengan menggunakan aplikasi figjam, untuk peserta meeting menuangkan ide-ide dan gagasannya sebelum kita diskusikan.

6. Di meeting decision making, keputusan yang diambil harus jelas dan semua peserta meeting berkomitmen terhadap hasil keputusan

Kata Jeff Bezos,

“Sometimes you have to disagree & commit for the sake of moving forward quickly”

Meeting pengambilan keputusan yang baik dan efektif harusnya:

Ada keputusan yang diambil (jelas!!)
Melibatkan tim yang akan terpengaruh dengan keputusan yang diambil dan pembuat keputusannya.
Memastikan ada equal airtime untuk semua opini, sehingga semua orang merasa didengerkan.

Membuat decision-log. Ini bisa dijadikan kebiasaan yang berguna supaya setiap keputusan yang diambil dalam satu project bisa terdokumentasikan dengan baik, mulai dari gimana keputusan itu bisa diambil, apa saja opsi yang ada, dan siapa pengambil keputusannya.

7. Normalize cabut dari meeting!

Biasakan proaktif bertanya:

“Apakah saya dibutuhkan di meeting ini?”
“Apa role saya di meeting ini dan di bagian mana?”
“Kalo bagian saya sudah, apakah saya bisa leave duluan?”

Kalau kamu ngerasa ga ngasih value dalam sebuah meeting, kalian boleh banget untuk undur diri dengan sopan.

Begitu juga kalau kamu ngerasa ada partisipan meeting yang ga akan ngasih value, normalize mereka untuk cabut duluan.

This will save and respect everyone’s time.

8. Get feedback about your meeting

Di akhir meeting (terutama meeting cadence yang rutin), biasakan untuk bertanya atau memberi feedback. Bisa tanya hal berikut:

Apa yang bisa dilakukan lebih baik?
Apa yang mending kita ga lakuin lagi untuk meeting selanjutnya?
Apakah durasi meeting perlu kita persingkat/perpanjang?

Sepakati feedback yang perlu ditindaklanjuti, lalu adjust meeting berikutnya agar lebih baik lagi dari meeting sebelumnya.

Itulah beberapa tips yang Aku gunakan untuk melakukan meeting dengan tim ku, buat kalian yang ingin menerapkan tips diatas, jangan lupa untuk melakukan diskusi dengan meeting owner/head kalian yaa!

Jika kalian mempunya tips lainnya bisa share di kolom komentar guyss….

Sumber: https://minutesofmanager.substack.com/p/9-actionable-tips-for-amazing-meetings